FireManager

Einführung von FireManager für die Feuerwehren im Landkreis Cham

Der Kreisfeuerwehrverband Cham führt für seine Mitgliedsfeuerwehren die Feuerwehrverwaltungssoftware FireManager ein. Damit soll eine landkreisweit einheitliche Lösung für die 190 Feuerwehren geschaffen werden. Die Teilnahme ist für jede Feuerwehren freiwillig, dennoch sind damit zahlreiche Vorteile für jede einzelne Wehr verbunden.

Auf dieser Seite möchten wir den teilnehmenden Feuerwehren eine Hilfestellung für die ersten Schritte beim Migrationsprozess Richtung FireManager zur Verfügung stellen. Die Schulungstermine werden in Kürze auf unserer Homepage veröffentlicht.

Nachfolgend haben wir die verschiedenen Migrationszenarien zusammengefasst:

Migration von MP-Feuer nach FireManager

Nutzt eine Feuerwehr aktuell MP-Feuer, werden die Daten von dort übernommen. Ab der Auftragserteilung an den KFV Cham, dass die Migration durchgeführt werden soll, werden die Daten in MP-Feuer eingefroren (Pflegestopp) und die Daten in den Migrationsprozess gegeben.

Die einzelne Feuerwehr wird über die jeweils nächsten Schritte detailliert informiert.

Migration von einem Vereinsverwaltungsprogramm nach FireManager

Nutzt eine Feuerwehr zur Verwaltung der Vereinsdaten ein anderes Programm als MP-Feuer, können auch diese Daten i.d.R. in FireManager übernommen werden. In diesem Fall können die von FireManager zur Verfügung gestellten Excel-Import-Templates verwendet werden.

Um diese Templates zu befüllen, müssen die Daten aus der vorhandenen Vereinsverwaltung als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden können. Die meisten Programme bieten solche Funktionen an. Die so exportierten Daten können in die Templates übernommen werden. Es können folgende Daten über diesen Weg in FireManager importiert werden:

Vereinsmitglieder (Personal mit verschiedenen personenbezogenen Daten)
SEPA-Daten für die Vereinsmitglieder
Gerätedaten
Schlauchdaten

Die Templates von FireManager, inkl. einer detaillierten Beschreibung der einzelnen Templates sind auf nachfolgender Seite Verfügbar:

Die einzelnen Import-Templates sind auf nachfolgender Seite detailliert mit den einzelnen Datenfeldern beschrieben:

Feldbeschreibung für Datenimport

Start mit FireManager ohne Datenmigration

Eine Feuerwehr kann mit FireManager auch ohne eine Datenmigration starten. Dies empfiehlt sich dann, wenn die aktuelle Datenbasis handschriftlich vorliegt oder ein digitaler Datenbestand erst komplett aufgearbeitet werden müsste.

In diesen Fällen empfehlen wir aus folgenden Gründen den Neustart im FireManager:

Jede Software ist nur so gut wie die darin gepflegten Daten. Starten Sie also besser mit einem neuen und korrekten Datenbestand ohne größere Lücken, Fehler oder falschen Daten.
Weder der KFV Cham noch FireManager führen eine Datenbereinigung durch, d.h. die durch einen Importvorgang übernommen Daten stellen die künftige Datenbasis in FireManager dar und diese sollte bereits von Anfang an eine gute Qualität aufweisen.
Durch einen Neustart im FireManager erhalten alle beteiligten Personen (z.B. Kassier, Schriftführer, Vorstand, etc.) einen sehr guten Einblick in die Pflege von Personen und Mitgliedsdaten.

Entscheidet sich eine Feuerwehr für dieses Vorgehen, wird im FireManager System ein Mandat für die jeweilige Feuerwehr angelegt, aber keine Stammdaten übernommen. Die Erfassung der Stammdaten obliegt der jeweiligen Feuerwehr selbst.

Die ersten Schritte im FireManager

Sobald die Datenmigration abgeschlossen ist, erhält der benannte Admin-Benutzer der jeweiligen Feuerwehr Zugriff auf das Mandat der Feuerwehr im System FireManager. Ab diesem Zeitpunkt kann er beginnen, die notwendigen Konfigurationen im System vorzunehmen, dazu gehören beispielsweise:

Pflege der Vereinsstammdaten (Anschrift, Bankverbindung, Vereinslogo, etc.)
Anlage der Benutzer innerhalb der eigenen Feuerwehr
Finale Kontrolle der importierten Daten
Teilnahme an angebotenen Webinare

Zusätzlich stehen auch bei FireManager ausreichend Informationen für die ersten Schritte in der Software zur Verfügung: Erste Schritte im FireManager

Hinweise zu den Online-Schulungen/Webinaren

An verschiedenen Terminen wollen wir die Feuerwehren im Umgang mit FireManager schulen. Dazu haben wir uns primär für Webinare entschieden, da wir so viele Personen ortsunabhängig schulen können.

Der Funktionsumfang von FireManager ist sehr groß, daher können wir nicht alle Themen in einer Schulung abhandeln und im Detail besprechen. Aus diesem Grund fanden im ersten Schritt allgemeine Schulungen zur Bedienung des FireManagers statt, dort wurden v.a. folgende Punkte behandelt:

Erste Schritte im FireManager
System- und Vereinseinstellungen
Pflege der Benutzer und Berechtigungen
Nutzung/Einrichtung der FMApp
Pflege von Mitgliedern (SEPA, Vereinsabrechnungen, etc.)
Stammdaten von Mitgliedern
Auswertemöglichkeiten, etc.

Diese Schulungen wurden aufgezeichnet, so dass sie auf Anforderung jederzeit über YouTube abgerufen werden können. Der Foliensatz der Einstiegsschulung kann hier heruntergeladen werden:

Foliensatz zur Einstiegsschulung - 2,9 MB - PDF

Weitere Schulungen

Im Nachgang werden wir dann spezielle Schulungen zu den verschiedenen Themen im FireManager anbieten, derzeit sind folgende Themen geplant:

Die Mitgliederverwaltung im Detail – Von der Beitrittserklärung zur G2 Meldung
Die Berechtigungsverwaltung – Das need-to-know Prinzip
Die Geräteverwaltung – vom Barcode bis zum Planungsbegriff in der G1 Meldung
Verwaltung von Terminen mit Hilfe von FireManager – Terminchaos war gestern, heute wird geübt
Die jährliche Stärkemeldung – Kompliziert oder einfach nur geklickt?
Schlauchpflege, PA-Geräte und mehr – die zentrale Geräteverwaltung im Landkreis Cham

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir die Anzahl der Teilnehmer für die speziellen Webinare auf maximal 20 Personen beschränken. Wir möchten damit die Möglichkeit zum Austausch für Frage und Einzelthemen schaffen. Die jeweiligen Schulungen werden jedoch mehrmals durchgeführt. Details zu den Schulungen werden wir an dieser Stelle veröffentlichen.

Auch geben wir Empfehlungen für die Teilnehmer an den jeweiligen Schulungen, um die einzelnen Funktionen gezielt an die relevanten Personenkreise zu bringen (z.B. Kassier, Schriftführer, Gerätewarte, etc.).

Bei allen Fragen rund um den Einsatz von FireManager beim KFV Cham können Sie uns gerne schreiben.